das deutsche Steuerrecht ist viel zu komplex, als dass die auf dieser Seite gegebenen Informationen abschließend sein könnten. Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie konkrete Fragen haben. Gerne beraten wir Sie zu einzelnen Themen aus unseren Informationsschreiben.
Grundsätze zur ordnungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Bereits mit einem Schreiben vom Dezember 2014 hat das Bundesfinanzministerium an sich bestehende Regeln für die Finanzbuchführung in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) klargestellt. Im Einzelnen geht es um die Behandlung originär elektronisch entstandener Daten. Hierunter versteht die Finanzverwaltung alles was in Programmen entstanden ist, soweit das Programm nicht als reiner Schreibmaschinenersatz verwendet wurde (zB Word ohne Formeln). Die festgelegten Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten betreffen auch alle Vor- und Nebensysteme der Buchhaltung, wie beispielsweise Fakturierung, Zahlungsverkehrssysteme oder die Warenwirtschaft.
Mit dem BMF-Schreiben wurden auch Regeln für die zeitgerechte Verbuchung aller Geschäftsvorfälle aufgestellt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind die Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ende des folgenden Monats zu erfassen. Dies wird durch die Festschreibung von Buchungssätzen dokumentiert. Dieses Festschreibungsdatum muss bei einem Datenübertrag aus Ihrer Buchhaltung, zB an uns als Steuerberater, ab dem Jahr 2016 Bestandteil des Datensatzes sein. Anderenfalls wird sich dieser Datensatz nicht einspielen lassen.
Für diese Systeme ist eine Verfahrensdokumentation zu führen. Diese besteht aus dem internen Kontrollsystem (IKS), einem Datensicherungskonzept, einem Abkürzungsverzeichnis sowie einer zeitlich und inhaltlich lückenlosen Dokumentation aller System- und Verfahrensänderungen, also Aufzeichnungen, wer, wann, welche Systemveränderungen (zB Updates) vorgenommen hat. Gleichzeitig werden die Ablage und Aufbewahrungspflichten konkretisiert, hier ist vor allem die Notwendigkeit zu nennen, elektronische Dokumente zwingend in dem Format aufzubewahren, in dem diese entstanden sind bzw. erhalten wurden. Elektronisch erhaltene Rechnungen sind folglich auch elektronisch über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zu archivieren und zwar in unveränderter Form. Die Archivierung eines Ausdrucks genügt den Anforderungen der Finanzverwaltung nicht. Gleichzeitig werden die Regeln zum ersetzenden scannen konkretisiert.
Auf alle diese Daten hat die Finanzbehörde das Recht eines Datenzugriffs zB im Rahmen einer Außenprüfung. Die Daten müssen in einer für das Finanzamt lesbaren Form vorgelegt werden. Der Prüfer kann, soweit die Vorgaben des BMF-Schreibens zu den GoBD nicht erfüllt sind, die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und auf dieser Basis Zuschätzungen vornehmen, die zu einer höherer Steuerbelastung führen.
Durch unsere Zusammenarbeit mit der DATEV und dem DATEV-Rechenzentrum stellen wir sicher, dass durch uns geführte Buchhaltungen den Vorgaben genügen.
Verschärfte Regelungen seit 2017 zu elektronischen Registrierkassen (Ende der Übergangsfrist für Altsysteme)
Soweit Sie in der Buchführung „vorgelagerte Systeme“ wie Registrierkassen, PC-Kassensysteme, etc. nutzen, beachten Sie bitte, dass diese Systeme als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die Buchführungssysteme selbst unterliegen. Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar und lesbar sowie maschinell auswertbar vorliegen. Dabei gilt auch hier der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht. Neben den vorgenannten Journaldaten sind u. a. auch die Auswertungs-, Programmier-, Stammdatenänderungsdaten sowie Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen aufzubewahren.
Die bis zum 31.12.2106 bestehende Übergangsregelung für Alt-Kassensysteme, die technisch diese Anforderungen nicht erfüllen können, ist abgelaufen.
Der Finanzverwaltung steht bezüglich der digitalen, aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Kassendaten im Rahmen einer Außenprüfung das Recht auf Datenzugriff zu.
Verstößt die Kassenführung gegen die obigen Pflichten, ist diese nicht ordnungsgemäß. Dies hat den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge und eröffnet dem Prüfer die Möglichkeit von Schätzungen.